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Rechnung begleichen

Das Begleichen einer Rechnung kann auf mehrere Arten erfolgen. In einer der Rechnungslisten können Sie eine zu begleichende Rechnung auswählen und dann entweder im Menü Abrechnung den Menüpunkt Rechnung begleichen wählen, oder Sie können die F4 Taste betätigen, oder die Schaltfläche im Modulkopf betätigen, oder mit der rechten Maustaste auf die Rechnung klicken. Egal welche Methode Sie bevorzugen, in jedem Fall wird der Rechnung begleichen Dialog geöffnet.

Rechnung Begleichen Dialog Abb. 1: Rechnung begleichen Dialog

Der Rechnung Begleichen Dialog ist in mehrere Bereiche unterteilt welche wir uns etwas näher ansehen wollen.

Rechnung

Bereich Rechnung

In diesem Bereich wird neben der Rechnungsnummer der aktuelle „Bezahlzustand“ der Rechnung angezeigt. Dazu gehören:

  • der Gesamtbetrag der Rechnung;
  • eine eventuell bereits geleistete Anzahlung;
  • ein zu erfassender Abzug, den z.B. die Kasse dem Arzt auferlegt;
  • der aktuell noch zu zahlende Betrag.

Es gilt dabei die Beziehung:

 Rechnungsbetrag = Anzahlung + Abzug + zu zahlender Betrag

Beispiel für einen Abzug:

Rechnungen welche aus Arbeitsunfällen oder Krankenhausaufenthalte hervorgehen werden in der Regel von einer drittzahlenden Krankenkasse übernommen. In verschiedenen Fällen kann es aber vorkommen daß nicht der komplette Betrag erstattet wird. Damit die Rechnungen aber trotzdem korrekt verbucht werden kann, erlaubt das Feld Abzug dieser Differenz Rechnung zu tragen. Angenommen, im Falle unserer Beispielsrechnung hätte die drittzahlende Kasse nur 30,00 Euro überwiesen, dann würden wir im Feld Abzug die fehlenden 8,60 Euro eintragen.

Um nicht versehentlich einen Abzug einzugeben muss dieses Eingabefeld durch Ankreuzen eines Kästchens freigeschaltet werden.

Kasse

Bereich Kasse

Dieser Bereich hat die Funktion einer Registrierkasse. Im Feld Eingehender Betrag geben Sie den erhaltenen Betrag ein. Beim öffnen des Dialoges ist dieses Feld mit dem noch zu zahlen Betrag der Rechnung gefüllt. Weicht der erhaltene Betrag von diesem Betrag ab, so geben Sie bitte den real erhaltenen Betrag ein. Dazu einfach den gesamten Inhalt des Feldes selektieren und realen Wert eintragen. Drücken Sie die Enter oder die Tab Taste um den neuen Wert zu übernehmen.

Ein gutes Beispiel hierfür ist ein Patient welcher die Rechnung in der Praxis bar bezahlen möchte. Im Falle der Beispielsrechnung würde der Patient Ihnen Arzt einen 50 Euro Schein geben. Im Eingehenden Betrag tragen Sie also 50 Euro ein. Das Feld Rückgeld zeigt Ihnen dann den Betrag an, den Sie dem Patient zurückgeben müssen, in unserem Fall 11,40 Euro. Auf der Rechnung werden aber tatsächlichen 38,60 Euro verbucht, und auf der Transaktionsliste erscheinen 50,00 Euro Eingabe und 11,40 Euro Ausgabe.

Das Feld Eingehungsdatum hält das Datum des Zahlungseinganges fest. Im Normalfall wird das Feld beim Öffnen des Dialogs auf das Tagesdatum gesetzt. Bei Barzahlung oder Zahlung per Kreditkarte kann dieses Datum direkt übernommen werden. Bei Zahlung per Überweisung sollten Sie das Eingehungsdatum auf das Datum des effektiven Zahlungseinganges setzen, also auf das Datum, an welchem das Geld auf Ihrem Konto eingegangen ist.

Drucken

Wenn eine Rechnung direkt in der Praxis vom Patienten beglichen wird ist es normalerweise sinnvoll, die bezahlte Rechnung gleich mit auszudrucken. Um dies zu tun kreuzen Sie einfach das Kästchen in diesem Bereich an, wodurch ein Ausdruck der beglichenen Rechnung sofort nach dem Bezahlen gestartet wird.

Zahlungsmittel/Überweisung

Mit diesen Schaltflächen können Sie den Zahlungseingang verbuchen. Bei Barzahlung oder Zahlung per Karte stehen Ihnen links die entsprechenden Zahlungsmittel zur Verfügung. Rechst befinden sich die Konten Ihrer Bankverbindungen über welche Zahlungen per Überweisung getätigt werden. Wählen Sie die entsprechende Zahlungsart um den Zahlungseingang zu verbuchen.

Durch Betätigen der Schaltfläche Abbrechen kann der gesamte Bezahlprozess jederzeit abgebrochen werden.

Zahlung stornieren

Manchmal ist es notwendig, eine bereits verbuchte Zahlung zu stornieren. Sie können sich zum Beispiel beim Begleichen der Rechnung geirrt haben oder der Patient wollte in Bar zahlen, stellt aber zu spät fest dass er nicht genug Bargeld dabei hat, und möchte entweder per Karte bezahlen oder den Betrag später überweisen. Um eine Rechnung zu stornieren, wählen Sie Rechnung in der Rechnungsliste und wählen anschließend im Abrechnung Menü den Menupunkt Zahlung stornieren…. Oder Sie betätigen einfach die Schaltfläche in den Hauptfunktionen des Modulkopfes. Der Zahlung stornieren Dialog erscheint:

Zahlung Stornieren Dialog Abb. 2: Zahlung stornieren Dialog

Der Dialog weist Sie normal darauf hin, dass die Rechnung bereits verbucht wurde und gibt Ihnen die Möglichkeit, die Stornierung nochmals zu überdenken. Auch alle Angaben zur Zahlung die storniert werden soll werden nochmal aufgelistet. Wenn Sie sicher sind, dass die Zahlung storniert werden soll, gibt Ihnen der Dialog die Möglichkeit beim Stornieren gleich eine Kopie der nicht bezahlten Rechnung zu drucken. Dazu einfach das Kästchen Nicht bezahlte Rechnung drucken ankreuzen. Betätigen Sie die Schaltfläche Ok um die Stornierung durchzuführen, respektive Abbrechen um die Rechnung im bezahlten Zustand zu belassen.

Alle Zahlungen und Stornierungen werden pro Rechnung protokolliert und können in der Transaktionsliste eingesehen werden. Für die in unserem Beispiel verwendete Rechnung ergibt sich z.B. die folgende Liste von Transaktionen:

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de/userguide/billing/settleinvoice.txt · Zuletzt geändert: 2017/03/20 15:37 von gbosch

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